Kelebihan Dari Penggunaan Aplikasi Google Docs

Sebagai salah satu perusahaan teknologi terbesar Google juga selalu memberikan fitur-fitur terbarunya. Salah satunya yaitu Google Docs, namun apa saja kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs saat ini ?

Seiring dengan perkembangan teknologi, untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan menjadi sangat mudah dan praktis. Apalagi bagi pengguna internet sangat terbantu dengan hadirnya Google.

Kelebihan dari Penggunaan Aplikasi Google Docs

Microsoft Word merupakan program buatan Microsoft yang selalu menjadi andalan saat kita ingin membuat sebuah dokumen. Namun tahukah kamu, saat ini ada beberapa program web app yang memiliki fungsi sama dengan Microsoft Word.

Membuat dokumen di Microsoft Word pastinya hampir menjadi pekerjaan rutin yang kita lakukan untuk menyelesaikan berbagai tugas harian. Hanya saja dalam membuat dokumen di Microsoft Word dilakukan secara offline.

Hal tersebut membuat kita harus rajin menyimpan dokumen supaya semua yang kita kerjakan tersimpan. Lalu bagaimana jika ketika sedang mengetik komputer atau laptop mati dan pekerjaan belum terselesaikan ?

Untuk itu Google memberikan solusi terbaiknya dengan menghadirkan fitur Google Docs. Google Docs menjadi salah satu program office berbasis cloud yang bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen secara cepat dan efisien.

Apa itu Google Docs ?

Google Docs atau Google Dokumen merupakan layanan pengolah kata gratis berbasis cloud yang disediakan oleh Google berbentuk Office Suite. Pengguna bisa membuat, mengedit, dan berbagi dokumen untuk diakses dimana saja dan kapan saja.

Singkatnya, jika sudah familiar dengan Microsoft Word, maka Google Docs merupakan versi lain dari program tersebut. Program ini juga memungkinkan pengguna untuk mengerjakan dokumen bersama tim (kolaborasi) secara real-time.

Selain itu program ini merupakan fitur pertama yang membuat inovasi untuk pengeditan dokumen secara online. Google Docs juga dilengkapi dengan fitur pengecekan kesalahan penulisan ejaan (spelling) sehingga mengurangi kesalahan ketika menulis kalimat.

Salah satu kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs dibekali dengan fitur machine learning yang mampu memberikan pengalaman dan kemudahan dalam membuat dokumen. Di dukung dengan berbagai macam format dokumen seperti .doc, .docx, .docm, .dot, .dotx, .dotm, .html, .txt, .odt, dll.

Beberapa fitur lain dari Google yang bisa digunakan sebagai alternatif google docs diantaranya seperti Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawing, dan lainnya. Program ini juga tersedia dalam bentuk aplikasi untuk Android, iOS, Windows, serta program dekstop.

Google Docs

Merupakan aplikasi pengolah kata online yang berfungsi untuk membuat dan memformat dokumen teks. Program ini mirip seperti Microsoft Word, terdapat fitur-fitur yang lebih memudahkan penggunanya seperti kolaborasi, convert file, see revision history, dll.

Google Sheets

Merupakan aplikasi untuk membuat dan mengedit spreadsheet secara online. Google Sheets biasanya digunakan untuk membuat atau mengedit dokumen keuangan atau tabel yang penuh dengan angka-angka seperti Microsoft Excel.

Google Slides

Program ini mirip dengan Microsoft Power Point, yang berfungsi untuk memuat slide presentasi untuk memamwekan ide atau pekerjaan secara visual.

Google Drawing

Pada program ini kamu bisa membuat layout diagram, flow charts, dan lainnya menggunakan fitur-fitur yang disediakan.

Google Forms

Program ini menyediakan layanan untuk membuat kuisioner atau formulir secara online. Biasanya digunakan untuk melakukan survei secara online, sehingga tidak perlu membuang-buang waktu, tinta, kertas untuk melakukan wawancara atau survei.

Fungsi Google Docs

Sebelum kita mengetahui kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs, ada baiknya kita ketahui terlebih dahulu fungsi dan manfaat dari Google docs.

• Bisa membuat dokumen dimana saja dan kapan saja. Serta bisa diakses di segala perangkat seperti smartphone dan laptop/komputer lain.
• Support format Microsoft Office.
• Memiliki cloud storage yang cukup besar. Dalam satu file Google Docs membatasi berukuran maksimal 1 GB.
• Bisa melakukan konversi file PDF. Sehingga pengguna bisa melakukan editing langsung pada file PDF yang di konversi ke .docx terlebih dahulu.

Selain fungsi diatas, Google Docs juga memiliki beberapa kelebihan google docs lain yang sangat berguna bagi penggunanya.

Kelebihan Google Docs

Berikut ini kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs yang perlu kamu ketahui:

Tidak Membutuhkan Instalasi

Google Docs merupakan program pengeditan berbasis cloud, sehingga pengguna tidak perlu melakukan instalasi aplikasi google docs pada komputer. Hal tersebut menjadi salah satu kelebihan Google Docs, karena pengguna tidak perlu risau akan error ketika program dijalankan atau bermasalah di kemudian hari.

Dengan menggunakan program Google Docs juga bisa lebih menghemat ruang penyimpanan pada perangkat.

Dapat Digunakan Pada Berbagai Perangkat

Google Docs bisa digunakan melalui smartphone ataupun PC. Namun jika menggunakannya pada perangkat smartphone pengguna harus menginstall aplikasi google docs dari Play Store atau App Store.

Jika menggunakan PC, pengguna tingga membuka situs docs.google.com atau melalui Google Drive. Sehingga bisa mengedit dimana saja dan kapan saja.

Fitur Pemeriksa Ejaan

Google Docs juga dilengkapi dengan fitur pemeriksa ejaan untuk memudahkan dalam melakukan pemeriksaan kata yang salah penulisan atau tidak sesuai dengan EYD. Sehingga jika ada kata yang tidak sesuai akan disortir secara otomatis.

Cara mengaktifkannya yaitu klik CTRL + ALT + X pada keyboard, atau klik Spelling and Grammar – Spelling Grammar Checks pada taksbar. Kemudian kata-kata yang tidak sesuai akan disortir otomatis, kamu hanya perlu menekan tombol Ubah.

Fitur See Revision History

Kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs lainnya adalah adanya fitur see revision history yang membuat kita bisa melihat kembali ke isi data yang sebelumnya. Sehingga bisa menjadi bahan pertimbangan saat melakukan edit dokumen.

Secara otomatis, isi data akan kembali ke waktu yang dipilih. Fitur ini akan memperlihatkan history kapan saja dokumen diedit.

Real Time Collaboration

Salah satu kelebihan Google Docs yang penting adalah adanya fitur sharing and privacy. Fitur ini memberikan akses dokumen tersebut bisa diatur untuk pribadi atau ingin mengajak orang lain untuk menjadi editor.

Google Docs memberikan izin kolaborasi hingga 50 orang untuk dapat mengedit dokumen pada waktu yang bersamaan. Kamu hanya perlu memasukkan email pengguna lain yang diperbolehkan untuk mengakses data atau memberikan link dokumen tersebut kepada mereka.

Jangan lupa untuk menentukan penerima link hanya boleh melihat, mengedit, atau memberikan komentar pada dokumen tersebut.

Dapat Memberi Komentar

Google Docs juga menyediakan layanan supaya pengguna bisa memberikan akses kepada pengguna lain untuk dapat berkomentar. Contohnya, saat kamu sedang mengerjakan sebuah skripsi, dosen kamu bisa mengkoreksi pekerjaan tersebut dan memberikan catatan.

Convert PDF ke Word

Kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs adalah bisa mengubah file PDF menjadi Word dengan mudah. Caranya hanya tinggal mengunggah file PDF yang ingin diubah ke Google docs.

Setelah itu klik File dan pilih Download As Microsoft Word (docx). Kemudian kamu sudah bisa mengedit dokumen tersebut.

Mengubah File Gambar ke PDF

Selain convert PDF ke Word, Google Docs juga menyediakan fitur untuk mengubah gambar menjadi PDF dengan mudah dan praktis. Hal yang perlu dilakukan adalah dengan mengunggah file gambar ke aplikasi Microsoft Word.

Setelah tersimpan, unggah file tersebut ke Google Docs. Kemudian klik File dan pilih Download As PDF Document (.pdf) setelah itu otomatis file akan tersimpan menjadi file PDF.

Kapasitas Penyimpanan Besar

Google menyediakan layanan penyimpanan awan sebesar 15 GB dengan gratis. Kapasitas ini sudah termasuk Gmail, Drive, dan Google+Photo.

Kamu juga bisa menambah kapasitas tersebut dengan membeli kapasitas tambahan dengan biaya tertentu.

Upload Dokumen

Google Docs menyediakan fasilitas untuk mengunggah dokumen secara online ke dalam list koleksi sebagai salah satu kelebihan Google Docs.

Dengan fitur ini jika kamu ingin membuka dokumen di Google Docs hanya perlu menekan tombol Upload dan buka file yang pernah diunggah.

Langsung Kirim Dokumen

Kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs yang lainnya adalah kamu bisa mengirimkan dokumen tersebut ke alamat email yang diinginkan.

Hal tersebut karena Google Docs langsung terhubung ke akun Gmail. Caranya cukup klik menu File, kemudian pilih Email as attachment.

Selain itu kamu juga bisa mengirimkan dokumen Google Docs melalui email dalam format yang tersedia di dalam fitur Download. Serta kamu juga bisa langsung menuliskan subject dan body email dari Google Docs.

Kekurangan Google Docs

Dibalik semua kelebihan Google Docs, program ini juga memiliki kekurangan, diantaranya

Fitur Terbatas

Meskipun sangat baik dari fungsi dan kelebihannya, namun Google Docs belum memiliki fitur pengeditan yang lengkap seperti Microsoft Word.

Tidak Memiliki Versi Dekstop

Aplikasi google docs belum tersedia dalam versi dekstop untuk Windows dan Mac. Program ini hanya tersedia dalam we browser.

Meskipun termasuk inovasi program cloud, ternyata Google Docs bisa digunakan secara offline lho. Bagaimana caranya ?

Cara Menggunakan Google Docs Offline

Salah satu kelebihan dari penggunaan aplikasi Google Docs lainnya yaitu melakukan pengeditan di Google Docs secara offline juga bisa dilakukan dengan mudah.

Dengan menggunakan Chrome, kamu bisa mengedit dokumen secara offline menggunakan beberapa langkah saja. Berikut ini langkah-langkah menggunakan Google Docs offline:

1. Update Chrome

Kamu bisa melakukan update versi Chrome ke versi yang terbaru. Hal tersebut untuk mendapatkan hasil terbaik terhadap proses pengeditan.

Biasanya Chrome akan terupdate secara otomatis, namun untuk lebih memastikan kamu bisa klik Help, kemudian About Google Chrome pada Menu.

2. Pengaturan Google Drive

• Pertama, buka drive.google.com pada Chrome
• Kemudian login ke akun terdaftar
• Masuk Settings dengan klik ikon roda gigi di pojok kanan atas
• Setelah itu pilih Settings
• Centang pada kotak opsi Offline
• Jika sudah, klik Done

3. Aktifkan Google Docs Offline

• Pertama, buka Google Docs
• Masuk ke Menu dengan klik ikon tiga garis horizontal pada bagian kiri atas
• Klik opsi Settings
• Aktifkan Offline Sync
• Tekan OK
• Kemudian klik tombol Enable Offline yang berwarna biru
• Selesai

Jika sudah, maka kamu sudah bisa mengakses Google Docs secara offline. Namun ada beberapa perbedaan yang dirasakan ketika mengakses file secara offline yaitu beberapa fitur hilang dan akan muncul ikon Offline berwarna abu-abu.

Kamu juga bisa membuat dokumen baru seperti biasanya. Saat mengakses dan mengedit dokumen secara offline, maka data tersebut akan tersimpan secara lokal.

Sehingga saat PC atau smartphone memiliki koneksi internet, dokumen akan disinkronkan secara otomatis ke akun Google Drive.

Proses pembuatan dan pengiriman dokumen yang terhambat jarak dan waktu, sekarang sudah bisa dilakukan dengan cepat melalui layanan yang disediakan, salah satu layanan tersebut yaitu Google Docs.

Google Docs sangat cocok digunakan untuk semua kalangan baik dari anak sekolah, guru, karyawan kantor, dll. Selain mudah, untuk menggunakan Google Docs juga tanpa biaya asalkan memiliki akun Google.

Jika sering berhadapan dengan kegiatan yang berhubungan dengan dokumen, Google Docs bisa menjadi pilihan yang tepat. Itulah kelebihan dari penggunaan aplikasi google docs yang perlu kamu tahu.